Utveckling, hållbart lagbunden

#32 Den framlidne engelske professorn i statskunskap och historia Cyril Nothcote Parkinson lyckades på 1930-talet vetenskapligt beskriva ett antal förhållanden inom näringsliv och statlig byråkrati som fått stort genomslag. Genom att studera sociala mönster och människans motivationskrafter med koppling till arbetslivet lyckades prof. P kartlägga olika organisatoriska fenomen som många anat och besvärats av men inte kunnat åtgärda. Eftersom effekterna var väl kända men orsaksförklaring saknats kom det, när forskningen nådde ut, många att andas ut och säga. ”Aha, är det det som är förklaringen!”

På grund av fenomenens lagbundenhet och resiliens även över tid och kulturella gränser har forskningsresultaten, som kommit att benämnas Parkinson’s lag, inte lett till det som ibland forskning går ut på, nämligen positiv förändring. Detta anses allmänt förklara varför prof. P, som dog 1993, inte nominerats till Nobels ekonomiska pris. Parkinsons lag har ibland uppfattats ha en satirisk underton, vilket främst beror på igenkänningsfaktorn och som tenderar att undanskymma sakförhållandena och lagens giltighet. Framför allt den som försöker bryta ner effekterna av lagen lätt hålla sig för skratt.

Parkinson’s lag lag lyder så här: Work expands to fill the time available for its completion. (Översättning: Arbetsuppgifter tar i anspråk den tid som är avsatt för uppgifternas genomförande).

Grundat på statistik främst från engelsk förvaltning visade prof. P att statliga institutioner ständigt ökar antalet anställda, oberoende av vilket arbetsresultat som åstadkoms. Det finns otaliga exempel på detta. Ett är från engelska flottan, där antalet personer av högst rang ökade med 72 % under perioden 1914-1928, medan antalet krigsfartyg minskade med 67 % och antalet lägre officerare och sjömän med 31 %. Många frågade sig, när uppgifterna publicerades, vad följden blivit om antalet höga officerare ökat ytterligare en gång med 72 %!
Ytterligare ett exempel är hämtat från den koloniala statsapparaten i England.

Antal anställda inom kolonial förvaltning:

Det behöver knappast påpekas att det koloniala väldet samtidigt minskade i omfattning.
Lagens generalitet inom statliga institutioner fick den sista sovjetiska presidenten Mikhail Gorbachev att utbrista: Parkinson’s law works everywhere!

Matematiskt uttrycks Parkinson’s lag så här:

K är antalet anställda som söker befordran genom att anställda medarbetare, p utgör skillnaden mellan antalet anställningsår och tidpunkten till pension, m är antalet timmar som åtgår att handlägga protokoll och PM och n är antalet enheter eller avdelningar. X blir då antalet nya medarbetare som behöver rekryteras varje år.

Inom organisationsteori har prof P’s beskrivna lagbundenhet varit besvärande och något som man oftast skyler över genom att inte referera till hans forskning. Det tycks nämligen som att ekvationen han beskrivit till sist slår igenom oavsett vilka kreativa förslag som framläggs på hur företagsledning ska utövas mer effektivt, mindre kostnadskrävande eller hur man ska undvika så kallad sned tillväxt, dvs att byråkraterna blir fler samtidigt som utförarna blir färre inom ramen för samma kostnadsmassa. Bland annat har den ansedde managementforskaren Gary Hamel med uppgivenhet undrat: We’re not slaves to our work, we have been liberated, why is still Parkinson’s law true?

Det budskap som något generaliserat framförs inom managementlitteraturen är work smarter – not harder, men detta är som bekant en idé skild från verkligheten, där sanningen i stället är, om man vill bli befordrad, work harder – not smarter. Att påvisa kvantitet har alltid varit ett säkrare sätt för individen att lyckas, oftast i motsats till organisationens framgång. Författare av managementböcker har ofta kritiserats för bristen på goda och uthålliga exempel. Kort efter att deras böcker publicerats har företagen som de lyft fram som framgångsrika antingen gått i konkurs alternativt köpts upp eller så har helt enkelt Parkinson’s lag hunnit ikapp dem med påföljd att kostnaderna skenat, vinsterna rasat och så också aktiekurserna. Enron och Worldcom anförs ofta som exempel. Detta har lett till att ett antal företag numera avstår från att låta sig omskrivas, vilket på sätt och vis är insiktsfullt, men det påverkar naturligtvis inte det faktiska händelseförloppet för företagen ifråga.

Det vanligaste sättet att ”bekämpa” prof P’s lag är att sätta av en bestämd tidsmängd för en arbetsuppgift och inte bekymra sig om kvaliteten på arbetsresultatet. Det finns exempel från många statliga verksamheter där detta tillämpats, till exempel svensk sjuk- och åldringsvård. Det kan fungera, om det görs till en central prioritering, under förutsättning att man inte behöver bry sig om användarna/kunderna. Vanligtvis slår det dock tillbaka med kraft, eftersom det får till följd att kvalitetsbristerna blir alltför stora för att kunna döljas.
Det finns också en annan metod, som kan beskrivas på följande sätt: If you wait till the last minute, it will only take a minute to do, ofta kallad One Minute Manager 2.0. Prof P har beskrivit att när mer tid finns till förfogande den fylls utan att resultatet blir bättre. Om sålunda resultatet är konstant har många ansett att också motsatsen bör gälla, alltså att om man har kortare tid till förfogande, resultatet varken skulle bli bättre eller sämre, men man skulle kunna hinna med fler saker. Men lagen är irreversibel, dvs gäller bara i en riktning, och det sammanhänger med att ett annat mänskligt fenomen uppstår när tiderna kortas, nämligen panikångest.

Jag måste erkänna att jag själv tillämpar One Minute Manager 2.0 utan framgång. Metoden kan därför inte rekommenderas.

Prof P’s lag har bred tillämpning. Inom datatekniken förklarar den ett fenomen som för många tidigare tedde sig obegripligt. Där lyder tesen: Data expands to fill the space available for storage. Yttringen av detta fenomen har för svensk vidkommande haft en del kortsiktiga fördelar, jag tänker närmast på arbetstillfällen genom utbyggnaden av dataserverhallar i Luleområdet, men nettoeffekten torde ändå vara negativ med tanke på all improduktiv tid som går åt till att fylla datakapacitet som hela tiden utökas.

Giltigheten av lagen sträcker sig även till trafikens område: Trafic expands to fill the roads available for it. Detta är något som tyvärr inte finansborgarrådet Sten Nordin förstått med anledning av planerna på kringfart Stockholm. Den fromma men omöjliga förhoppningen är ju som bekant att man ska bygga bort bilköer och trafik genom fler och bredare vägar.

Det sägs att Ronald Reagan en gång frågade prof P, då denne höll en föreläsning, hur det kom sig att antalet arbetare som målade Oakland bridge ökade från 14 till 72 i samband med att arbetsbesparande sprutmålningsteknik introducerades. Svaret finns naturligtvis i formeln.

De studier som gjorts inom den svenska skolan visar tydligt att antalet chefer, utredare och inspektörer på både statlig och kommunal nivå ökar år från år, medan antalet lärare minskar. Följden blir att det ekonomiska utrymmet att med högre lön locka nya lärare minskar, vilket gör läraryrket oattraktivt. Ökningen av antalet utredare tenderar dessutom att öka ytterligare, eftersom fler måste anställas för att anställa lärare samt utreda varför antalet lärare minskar, vilket gör att man måste dra ner ytterligare på antalet lärare, vilket gör att eleverna lär sig allt mindre. Att mot denna bakgrund försöka få bukt med skolproblemen genom tidiga betyg har sannolikt även den politiska ledningen insett är en återvändsgränd men ser sig ändå nödtvungna att föreslå den, eftersom man avkrävs handlingsförmåga.

Senare tids forskning utifrån prof P’s teser vid bland annat Umeå universitet har kommit till en slutsats som, med tanke på denna bloggs läsekrets intresseinriktning, inte är så rolig att behöva förmedla. Det visar sig att i Sverige sker en personalökning på central nivå inom stat, landsting och kommuner av sakkunniga och handläggare av frågor som rör miljö, klimat och hållbarhet med anledning av att dessa frågor bedöms som angelägna att åtgärda, något som nu alla som förstått implikationerna av Parkinson’s lag ser som ett orostecken. Genom uppmätning har forskarna konstaterat att totalt sett alltmer tid går åt till att redigera, korrigera och återremittera miljöutredningar, delta i miljödebatter, konferenser och seminarier samt skriva pressreleaser. Likaså har som väntat antalet miljöutredningar ökat och antalet sidor i dessa miljöutredningar har ökat för varje år och totalt med 148 % sedan 1995, då denna forskning påbörjades. Följaktligen har med automatik detta inneburit att antalet åtgärder i form av lagar, förordningar och riksdagsbeslut minskat. Likaså har budgeten för investeringar i olika miljöåtgärder såsom förnybar energi, miljöbilar och anslag till forskning minskat. Vidare har ett antal åtgärder som varit framgångsrika avbrutits på grund av att de kostar för mycket. Den alerta läsaren ser naturligtvis koppling till vad som hände med engelska flottan.

Vid Linköpings universitet har flera doktorandprojekt påvisat en positiv korrelation mellan införande att miljöledningssystem, framför allt ISO 14001, och en minskning av antalet konkreta miljöåtgärder. Forskarna konstateras att denna minskning vanligtvis åtgärdas genom att företagen via allt mer detaljerade offertintagningssystem handlar upp miljökonsulter (bland annat U&We) för att effektivisera ledningssystemen. Effekten har inte låtit vänta på sig: färre konkreta åtgärder. Temporärt har en del företag lyckas framstå som aktiva genom att klimatkompensera, eftersom man då inte behöver vidta konkreta klimatåtgärder. Vanligtvis bryts den nämnda nedåtgående  utvecklingen inte förrän arbetet med miljöledningssystem läggs ned.

Samhällsforskare har allt mer kommit att förstå att Parkinson’s lag är en förklaring till varför tillväxt i samhället inte bara är nödvändig utan ofrånkomlig. Argument som har att göra med planetära begränsningar dvs knappa naturresurser och jordklotets förmåga att ta hand om utsläpp och avfall är inte att starka nog. Det talas ofta om naturlig och hållbar tillväxt och här kan inflikas att den tillväxt som blir resultatet av prof P’s formel är både naturlig och hållbar, dvs den går inte att stoppa.
Personligen är jag mycket bekymrad när jag läser att antalet forskare som bidragit till IPCCs nyligen publicerade klimatrapport stigit till över 2000 personer. Att vi då fjärmar oss allt mer från en internationell överenskommelse förefaller ofrånkomligt.

Kan man då mot bakgrund av denna gedigna forskning hysa någon förhoppning om att klimatfrågan ska åtgärdas? På denna punkt är jag tvungen att göra läsarna besvikna, men man kan konstatera att vi nu i alla fall har en förklaring till varför så lite görs. Vi är med andra ord kunnigare och mer upplysta, vilket alltid är något att glädjas åt. Om man inte ens tycker sig kunna glädjas åt detta får man gå ut i vårsolen och sätta sig på en bänk och tänka på något annat.

Detta är inlägg #32 i initiativet #blogg100 som går ut på att skriva ett blogginlägg om dagen i 100 dagar med start den 1 mars 2014.