Månad: juni 2017

Dagens gästbloggare är Lisa Wiklund, Innerwell. Hon är diplomerad psykosyntesterapeut och coach utbildad vid PsykosyntesAkademin i Stockholm och arbetar även som konsult inom HR.

Vad innebär det när digitala möten ersätter fysiska?

Att digitala möten ersätter de fysiska är i dag en nödvändighet för företag med verksamhet på olika orter och i olika länder. Att resa för att ses fysiskt ger alldeles för stor påverkan på klimatet för att anses legitimt när de digitala möjligheterna är oändliga. Vi kan numera koppla upp oss och arbeta varifrån vi vill, och vi erbjuds en enorm flexibilitet vad gäller livsstil och kan kombinera arbete, familj och fritid på helt nya sätt. Det finns alla upptänkliga positiva möjligheter i utvecklingen.

Men vad innebär detta nya sätt att mötas för organisationskulturen, för vår känsla av tillhörighet, samarbete och delaktighet? Påverkas effektivitet och resultat?

Jag läser i en artikel från HBR (Harvard Business Review) ”How to raise sensitive issues in virtual meeting” (Joseph Greny, 2017) att forskning visar att vi inte tar upp identifierade problem under digitala möten av rädsla för att inte kunna hantera eventuella reaktioner på negativ feedback. Problem och konflikter lämnas därför ohanterade när vi möts digitalt.

Fysiska möten lägger grunden till trygghet och tillit

När vi möts fysiskt skapas en trygghet i att läsa av varandras reaktioner och på så sätt bemöta de känslor som uppstår. Vi kan använda vår grundläggande sociala förmåga till empati i det fysiska mötet. I det digitala mötet har vi ingen möjlighet att få den informationen. Så vi låter hellre bli att ta upp det som inte fungerar, biter ihop och sopar konflikter och problem under mattan. Jag har erfarenhet av möten där man går igenom agendan utan invändningar, deltagarna lämnar mötet och går ut och gör något helt annat än det överenskomna. En ond spiral inleds där den bristande öppenheten har en direkt negativ påverkan på upplevelsen av trygghet och tillit i organisationen. På sikt påverkas företagskulturen genom en ökande frustration över uteblivna resultat av möten, och till sist uppstår bristande engagemang och en ökande cynism bland de anställda. Vilket i slutändan självklart påverkar kvalitet, kundupplevelse, produktivitet och resultat.

Jag tänker på fysiska möten där man har behövt påminna deltagarna om mötesreglerna; att inte kolla mailen på telefonen under bordet när någon annan pratar. Där laptops annars är uppfällda runt bordet och blickar far mellan power point presentationen och den egna skärmen och telefonen. När mötet hålls digitalt från köksbordet med mutade Skype-uppkopplingar, hur ser närvaro och fokus ut då?

Storming, norming, performing

De flesta känner ju till att en grupp utvecklas i olika faser från att bildas till att bli ett välfungerande team, till exempel har Bruce Tuckman tagit fram en trestegsmodell för ”storming, norming, performing”. Den förutsätter en fysisk mötesmiljö där deltagarna har möjlighet att interagera och reagera, läsa av ansiktsuttryck, kroppspråk och andra omedvetna signaler. Man säger att en så stor del som 80% av vår kommunikation är icke-verbal. Vi behöver tydligen gå igenom en fas av konfrontation och ifrågasättande för att få tillit till varandra. Joseph Greny skriver i sin artikel att människor har en inbyggd misstänksamhet mot varandra, ett kontrollbehov som nedärvd överlevnadsstrategi. Det gör att om vi inte vet vad som ska hända låter jag bli att agera eller meddela mig, jag håller mig fast i skrivbordet och hoppas att det okända ska blåsa över. Om det här stämmer blir gruppens trygghetsskapande fas än mer avgörande i det digitala mötet med tanke på det oförutsägbara och okända i andras reaktioner.

Så vad betyder det här nya sättet att mötas? Hur ska vi hantera de brister som uppstår i mänskligt samspel, som verkar utgöra grunden för att vi ska kunna arbeta effektivt tillsammans?

Att börja resa igen för att ses fysiskt är ingen väg framåt ur klimathänseende, det kan vi nog enas om. Men då behöver vi ställa oss själva frågan hur vi skapar ett digitalt mötesklimat som inte ställer till det för oss.

Vi behöver förstå att det fysiska mötet mellan människor inte kan ersättas. Vi behöver se, läsa och känna in varandra för att känna oss trygga. Det ligger i vår natur. Vi får inte sopa det faktumet under mattan, låtsas som att det inte existerar. Men om vi nu ändå måste mötas digitalt i stället? Då behöver vi lägga än mer kraft på att skapa transparens, trygghet och delaktighet. Vi behöver bli än mer skickliga på att ge och ta emot feedback. Ta upp det som känns svårt direkt när det uppstår. Vi behöver bli duktigare på att inleda projekt med att komma överens om gemensamma spelregler för det digitala mötet. Hur vill vi ge varandra vår närvaro och engagemang, hur kvitterar vi, hur ger vi varandra feedback på bästa sätt? Vilka är våra grundläggande värderingar? Det kan tyckas vara gamla käpphästar, men de behövs mer nu än någonsin. Kanske måste dessa inledande överenskommelser faktiskt göras fysiskt. Kanske kommer digitala lösningar även på överföring av omedvetna signaler och känslor i framtiden, men för nu får vi erkänna oss begränsade i vår mänskliga förmåga och finslipa de kommunikationssätt vi har kvar. Ord, ljud och skrift.

//
Lisa Wiklund, Diplomerad Psykosyntesterapeut, diplomerad coach och HR konsult

Årligt klimatbokslut

Sedan många år tillbaka gör vi ett årligt klimatbokslut där vi beräknar utsläppen från vår verksamhet och vår värdekedja. 2022 satte vi ett vetenskapligt baserat klimatmål enligt SBTi:s riktlinjer för små och medelstora företag. Vårt åtagande inom Science Based Target Initiative (SBTi) är att minska våra utsläpp i scope 1 och 2 med 46 procent jämfört med basåret 2018-2019, samt mäta och minska våra utsläpp i scope 3. En annan del av åtagandet är att årligen kommunicera hur stora våra utsläpp är och hur vi ligger till mot vårt mål till 2030.

Utsläpp i Scope 1 och 2

Våra utsläpp i scope 1 och scope 2 för verksamhetsåret 2022-2023 är 0,028 ton CO₂e vilket är en ökning med 60 procent jämfört med vårt basår 2018-2019. Anledningen är att vi efter pandemin började inkludera hemarbete i scope 2 och på grund av att några medarbetare hyrt bostäder där de inte kunnat påverka sitt elavtal och välja förnybar el så har utsläppen beräknats på residualel som har höga utsläpp.

Vi skulle dock vilja påstå att våra utsläpp i scope 1 och 2 är minimala och avrundat till hela ton är de faktiskt noll. Långt innan vi satte ett vetenskapligt baserat klimatmål har vi gjort vårt bästa för att leva som vi lär.

På vårt kontor i Gamla stan har vi hundra procent förnybar el och i dialog med vår hyresvärd och kontorsgrannar har vi gjort flera satsningar för att minska energianvändningen, bland annat har vi satt in extrafönster och installerat en termostat för att ha en jämn temperatur på kontoret.

Vi har inga företagsbilar, men en av våra delägare har en bil som vi valt att inkludera i vårt scope 1. Den går sedan några år tillbaka på el och används ibland när vi reser till någon trevlig konferensanläggning eller i samband med Almedalen.

Utsläpp i värdekedjan - scope 3

Precis som för många andra företag ligger en majoritet av våra utsläpp i värdekedjan, scope 3. Inom varor och tjänster har vi våra största utsläpp inom IT, både tjänster och hårdvara (9 ton CO₂e), efterföljt av andra produkter och tjänster, till exempel kopieringspapper, prenumerationer och ekonomitjänster (7 ton CO₂e) och mat (2 ton CO₂e). För att minska utsläppen från IT kommer vi bland annat att fortsätta dialogen med våra leverantörer och försöker att köpa rekonditionerade datorer och telefoner när vi är i behov av ny IT.

*Ingick ej i mätningen

Våra utsläpp i scope 3 är i relativt hög grad baserade på spend för att det helt enkelt är svårt att hitta bra data på utsläpp för inköp av varor och tjänster. Vi räknar på faktiska data inom de områden vi kan, till exempel inköp av IT (hårdvara), konferenser och catering, och investeringar. Med våra största leverantörer har vi inlett dialog och hoppas att de snart ska kunna ge oss verkliga data för att få bättre insikter om våra utsläpp, men till dess får vi leva med att data inte är perfekta.

När vi reser i tjänsten åker vi för det mesta kollektivt med buss, tåg eller tunnelbana. Ibland blir det någon bilresa i samband med våra strategidagar utanför stan. Utsläppen från kollektiva resor och någon bilresa då och då är ganska marginella. Det som slår är om vi har flugit någonstans och det gjorde vi förra året i och med ett samarbetsprojekt i Brasilien om närproducerad och ekologisk mat.

Investeringar avser våra medarbetares tjänstepensioner och pendlingen våra medarbetares resor till jobbet. Pendlingen har minskat rejält sedan pandemin i och med nya digitala arbetssätt där många av våra medarbetare jobbar hemifrån flera dagar i veckan.

Alla våra inköp styrs av vår hållbarhetspolicy. Den är tydlig med att vi endast ska välja leverantörer med en tydlig hållbarhetspolicy och om det är möjligt ska de tjänster och produkter vi köper in vara miljömärkta.

Mäta, minska och kommunicera

Vi har redan mycket låga utsläpp i scope 1 och scope 2, och det är faktiskt svårt att få ner dem ytterligare. Utsläppen i värdekedjan fortsätter vi jobba med, både genom att följa vår hållbarhetspolicy, förbättra datakvalitet och påverka våra leverantörer och samarbetspartners i rätt riktning. Parallellt med att mäta och minska har vi även köpt kolkrediter som motsvarar våra utsläpp. Det har vi gjort i ett projekt som heter Vanga Blue Forest i Kenya. Där uppstår klimatnytta genom att mangroveträd skyddas och avverkad skog återplanteras. 

Ett område som vi kan förbättra är vår kommunikation av vårt klimat- och hållbarhetsarbete. Därför har vi satt som mål att senast 2026 kommunicera vårt klimatbokslut i förvaltningsberättelsen i vår årsredovisning. Framöver kommer vi även att se över kommunikationen av vårt hållbarhetsarbete på vår hemsida. Ett annat område vi tittar på är hur vi kan räkna fram nyckeltal för utsläpp per såld krona och per såld konsulttimme, så att våra kunder kan använda faktisk data när de beräknar utsläppen från våra konsulttjänster.