Månad: juni 2017

Dagens gästbloggare är Lisa Wiklund, Innerwell. Hon är diplomerad psykosyntesterapeut och coach utbildad vid PsykosyntesAkademin i Stockholm och arbetar även som konsult inom HR.

Vad innebär det när digitala möten ersätter fysiska?

Att digitala möten ersätter de fysiska är i dag en nödvändighet för företag med verksamhet på olika orter och i olika länder. Att resa för att ses fysiskt ger alldeles för stor påverkan på klimatet för att anses legitimt när de digitala möjligheterna är oändliga. Vi kan numera koppla upp oss och arbeta varifrån vi vill, och vi erbjuds en enorm flexibilitet vad gäller livsstil och kan kombinera arbete, familj och fritid på helt nya sätt. Det finns alla upptänkliga positiva möjligheter i utvecklingen.

Men vad innebär detta nya sätt att mötas för organisationskulturen, för vår känsla av tillhörighet, samarbete och delaktighet? Påverkas effektivitet och resultat?

Jag läser i en artikel från HBR (Harvard Business Review) ”How to raise sensitive issues in virtual meeting” (Joseph Greny, 2017) att forskning visar att vi inte tar upp identifierade problem under digitala möten av rädsla för att inte kunna hantera eventuella reaktioner på negativ feedback. Problem och konflikter lämnas därför ohanterade när vi möts digitalt.

Fysiska möten lägger grunden till trygghet och tillit

När vi möts fysiskt skapas en trygghet i att läsa av varandras reaktioner och på så sätt bemöta de känslor som uppstår. Vi kan använda vår grundläggande sociala förmåga till empati i det fysiska mötet. I det digitala mötet har vi ingen möjlighet att få den informationen. Så vi låter hellre bli att ta upp det som inte fungerar, biter ihop och sopar konflikter och problem under mattan. Jag har erfarenhet av möten där man går igenom agendan utan invändningar, deltagarna lämnar mötet och går ut och gör något helt annat än det överenskomna. En ond spiral inleds där den bristande öppenheten har en direkt negativ påverkan på upplevelsen av trygghet och tillit i organisationen. På sikt påverkas företagskulturen genom en ökande frustration över uteblivna resultat av möten, och till sist uppstår bristande engagemang och en ökande cynism bland de anställda. Vilket i slutändan självklart påverkar kvalitet, kundupplevelse, produktivitet och resultat.

Jag tänker på fysiska möten där man har behövt påminna deltagarna om mötesreglerna; att inte kolla mailen på telefonen under bordet när någon annan pratar. Där laptops annars är uppfällda runt bordet och blickar far mellan power point presentationen och den egna skärmen och telefonen. När mötet hålls digitalt från köksbordet med mutade Skype-uppkopplingar, hur ser närvaro och fokus ut då?

Storming, norming, performing

De flesta känner ju till att en grupp utvecklas i olika faser från att bildas till att bli ett välfungerande team, till exempel har Bruce Tuckman tagit fram en trestegsmodell för ”storming, norming, performing”. Den förutsätter en fysisk mötesmiljö där deltagarna har möjlighet att interagera och reagera, läsa av ansiktsuttryck, kroppspråk och andra omedvetna signaler. Man säger att en så stor del som 80% av vår kommunikation är icke-verbal. Vi behöver tydligen gå igenom en fas av konfrontation och ifrågasättande för att få tillit till varandra. Joseph Greny skriver i sin artikel att människor har en inbyggd misstänksamhet mot varandra, ett kontrollbehov som nedärvd överlevnadsstrategi. Det gör att om vi inte vet vad som ska hända låter jag bli att agera eller meddela mig, jag håller mig fast i skrivbordet och hoppas att det okända ska blåsa över. Om det här stämmer blir gruppens trygghetsskapande fas än mer avgörande i det digitala mötet med tanke på det oförutsägbara och okända i andras reaktioner.

Så vad betyder det här nya sättet att mötas? Hur ska vi hantera de brister som uppstår i mänskligt samspel, som verkar utgöra grunden för att vi ska kunna arbeta effektivt tillsammans?

Att börja resa igen för att ses fysiskt är ingen väg framåt ur klimathänseende, det kan vi nog enas om. Men då behöver vi ställa oss själva frågan hur vi skapar ett digitalt mötesklimat som inte ställer till det för oss.

Vi behöver förstå att det fysiska mötet mellan människor inte kan ersättas. Vi behöver se, läsa och känna in varandra för att känna oss trygga. Det ligger i vår natur. Vi får inte sopa det faktumet under mattan, låtsas som att det inte existerar. Men om vi nu ändå måste mötas digitalt i stället? Då behöver vi lägga än mer kraft på att skapa transparens, trygghet och delaktighet. Vi behöver bli än mer skickliga på att ge och ta emot feedback. Ta upp det som känns svårt direkt när det uppstår. Vi behöver bli duktigare på att inleda projekt med att komma överens om gemensamma spelregler för det digitala mötet. Hur vill vi ge varandra vår närvaro och engagemang, hur kvitterar vi, hur ger vi varandra feedback på bästa sätt? Vilka är våra grundläggande värderingar? Det kan tyckas vara gamla käpphästar, men de behövs mer nu än någonsin. Kanske måste dessa inledande överenskommelser faktiskt göras fysiskt. Kanske kommer digitala lösningar även på överföring av omedvetna signaler och känslor i framtiden, men för nu får vi erkänna oss begränsade i vår mänskliga förmåga och finslipa de kommunikationssätt vi har kvar. Ord, ljud och skrift.

//
Lisa Wiklund, Diplomerad Psykosyntesterapeut, diplomerad coach och HR konsult

Med CSRD och ESRS ställs högre krav än någonsin på företagens systematiska hållbarhetsarbete. Samtidigt kan arbetet bidra till konkret affärsnytta, där den dubbla väsentlighetsbedömningen ofta är det första steget. 

Omfattas ditt företag av CSRD så har du inte så mycket val annat än att leva upp till kraven, men också för den som inte omfattas finns stora vinster med att använda sig av standarderna. Till exempel innebär en dubbel väsentlighetsbedömning en mer omfattande kartläggning som även tar hänsyn till omvärldens påverkan på företagets finansiella resultat. Den typen av insikter är värdefulla för verksamhetens riskhanteringsarbete och är en hjälp i att identifiera affärsmöjligheter. 

CSRD tar hållbarhetsarbetet till nästa nivå 

Många företag kan uppleva rapporteringskraven i CSRD och dess standarder ESRS som en stor börda. Vi tycker att verksamheter ska lägga fokus på att implementera eller förbättra sitt systematiska och strategiska hållbarhetsarbete, baserat på due diligence-principen, och snarare se rapporteringen som ett utfall av hållbarhetsarbetet. Det gör att fokus hamnar på det som är viktigt och ger resultat: arbetet med ständiga förbättringar. 

Genom att fokusera på att lyfta hållbarhetsarbetet, både vad gäller konkreta aktiviteter och struktur och processer, kan verksamheter få bättre styrning och förbättra sin konkurrenskraft. Med andra ord är det inte bara de som direkt omfattas av CSRD som kan vara hjälpta av arbetet. Även de som indirekt omfattas, som del av ett större bolags värdekedja, eller frivilligt vill ta sig an CSRD, har mycket att vinna på att utveckla hållbarhetsarbetet till mer strategiska och processdrivna nivåer.  

Det är just detta som vi på U&We ser som det stora värdet av att arbeta utifrån CSRD och ESRS: att ett företag kan gå från att arbeta med separata och ibland mindre väl motiverade hållbarhetsprojekt till att ha en tydlig process och handlingsplan för varje enskild väsentlig hållbarhetsfråga som följs upp med hjälp av mål och indikatorer.  

^{U&We:s syn på ett systematiskt hållbarhetsarbete}

Börja där du står 

Eftersom verksamheter har kommit olika långt i sitt hållbarhetsarbete och kraven i CSRD och ESRS är många, ser vi att det ofta är nyttigt att ta sig an arbetet stegvis. Till exempel anpassar vi den dubbla väsentlighetsbedömningen efter våra kunders verklighet (till exempel tidigare väsentlighetsarbete, kunskap om och kontroll över värdekedjan samt nuvarande riskhanteringsprocesser).  

För en verksamhet är det rätt att redan från början göra en komplett analys med fullödiga impact- och scenarioanalyser utifrån flera tidshorisonter. För en annan räcker det med att börja med några av delarna och sedan se över, komplettera och fördjupa underlagen och väsentlighetsbedömningen när man blivit varm i kläderna. Då ger vi en kartbild över vad som gjorts och vad som återstår att göra för att efterleva CSRD. 

Utifrån vår erfarenhet är det en process som väcker många tankar och frågor. Vi ser därför att det är nyttigt att komma igång så snart som möjligt och sedan kunna lägga på delar efter hand, innan man ska rapportera enligt CSRD första gången – då ska man såklart vara redo. En GAP-analys är också en bra start för att se vad verksamheten redan har på plats och vad som behöver implementeras. 

Vår process för dubbel materialitetsanalys 

En dubbel väsentlighetsbedömning tittar dels på verksamhetens negativa och positiva påverkan på människor, miljö och samhälle genom olika hållbarhetsfrågor och dels på hur hållbarhetsfrågor påverkar verksamhetens finansiella resultat. Vi arbetar ofta med kunder i workshop-format där vi faciliterar bedömningsprocessen och diskussionerna, alternativt att vi tar fram material för att kunden ska kunna göra arbetet på egen hand med stöd av oss. Bedömningarna utgår från kraven i ESRS och kundens bransch och verksamhet. Hållbarhetsfrågorna kommer från ESRS-terminologin och kundens verklighet. Som underlag till bedömningen samlar vi in existerande dokumentation om verksamhetens påverkan på omvärlden, intressenters förväntningar och behov, värdekedjan med mera, och vid behov kan vi göra kompletterande analyser.

Resultatet av den dubbla väsentlighetsbedömningen är en lista över verksamhetens väsentliga frågor, enligt de tröskelvärden som satts i förarbetet. Vi ger också input kring vad som kvarstår för kunden att göra för att ha upprättat en dubbel väsentlighetsbedömning enligt CSRD/ESRS, om det är så att kunden valt att börja med en förenklad process. 

När styrelsen har beslutat kring de väsentliga frågorna är det dags för företaget att upprätta handlingsplaner, sätta mål och bestämma indikatorer för de väsentliga frågorna. Om företaget önskar kan vi stötta även i den processen.  

^{ESRS-standardernas uppdelning}

Nuläget för CSRD och ESRS 

CSRD-direktivet trädde i kraft den 1 januari 2023 och ska implementeras i EU-ländernas nationella lagstiftning. I Sverige ska CSRD införlivas i lagstiftningen den 1 juli 2024. De tillhörande sektor-agnostiska ESRS-standarderna för större företag finns tillgängliga, medan de sektorspecifika och standarderna som ska gälla för små- och medelstora företag ännu är på förslagsstadiet. 

De företag som är först ut rapporterar för år 2024 (med publicerade rapporter under 2025). Längre fram omfattas något mindre bolag och listade små och medelstora bolag (så kallade SME:er). För SME:er finns separata standarder för de som är listade och även för de som rapporterar frivilligt. 

På U&We upplever vi att den nationella lagstiftningen länge har velat i en mängd hållbarhetsfrågor. Det representerar inte de kunder vi möter, som efterfrågar tydligare styrning och har ett stort engagemang i hållbarhetsfrågor då man ser att det bidrar till en större affärsnytta. Att fokusera på goda affärer har varit vårt arbetssätt sedan vi grundades 1995 och det är inspirerande att se hur både näringslivet och EU arbetar systematiskt och dedikerat för en mer hållbar utveckling.

Vill du lära dig mer om hur ditt företag kan ta de första stegen mot CSRD-efterlevnad? Anmäl dig till tredje delen i vår webbinarserie om CSRD/ESRS som handlar om strategi, mål och handlingsplaner.